業主大會委任代表（Proxy）：法定格式、48小時期限與有效性

業主立案法團的業主大會（包括業主周年大會）上，業主可以親自出席投票，也可以委派代表出席並代為投票。委任代表（proxy）涉及法定格式、送交時限、秘書收據與列表展示，以及管委會主席對文書是否有效的裁決。本文以民政事務總署《建築物管理條例》（第344章）指南第八章為主軸，並標明哪些安排屬條例最低要求、哪些屬官方《大廈管理的最佳做法》建議，方便管委會與秘書建立可核對的清單。

資料截至 2026年9月10日。 個別大廈仍須核對公契、土地登記冊上的業主資料、最新法例修訂及會議當日事實；本文屬一般資訊，不構成法律意見。成立法團前的「業主會議」使用附表1A表格1，與已成立法團會議所用的表格2不同；本文聚焦已成立法團的業主大會。

根據《建築物管理條例》附表3，業主可以親自投票或委派代表出席法團業主大會投票；就會議而言，獲委任的代表須被視為出席會議的該業主。委任代表文書必須符合附表1A表格2，並在會議舉行時間至少48小時前送交管委會秘書。[1][2]

委任代表解決什麼問題？

法團業主大會的法定人數以業主人數計算（一般為10%），而一般決議的投票權通常按業權份數計算（公契另有規定除外）。委任代表同時影響兩者：就會議而言，獲委任的代表被視為該業主出席；投票時，代表可代業主行使其份數票（細節仍須核對公契與會議當日裁決）。[1][3]

因此，委任代表不是「可有可無的表格手續」，而是法定人數與表決結果能否成立的關鍵一環。站內 AGM 文已處理通知期、議程與法定人數；本文專門處理委任代表文書本身。相關閱讀：業主周年大會：通知期、議程、法定人數與召開責任。

法定最低要求：格式、時限、收據與列表

1. 必須用法定格式（附表1A表格2）

委任代表文書必須符合條例附表1A表格2所列格式，業主不得擅自更改內容。民政事務總署大廈管理網頁提供可下載的法定格式表格。[1][2]

很多法團會自行印製空白表格供業主取用。官方指南提醒：

• 管委會必須確定所製備的表格符合表格2；
• 可把表格夾附於會議通知，或存放在管理處供索取；
• 宜在派發表格時夾附說明文件，交代收集個人資料的目的。[1]

2. 至少48小時前送交管委會秘書

委任代表文書須在會議舉行時間至少48小時前送交管委會秘書，方屬有效要件之一。[1][4]

「48小時」是條例時限，不是「會議日前兩天上班時間」的口頭說法。秘書應在會議通知或隨附說明中寫明截收時間與送交地點／方法，並保留收件紀錄。

3. 秘書：收據 + 單位列表

凡有委任代表文書送交管委會秘書，秘書須：

• 在會議舉行前，向送交文書的業主發出收據確認收到（可放在單位或單位信箱內）；及
• 製備列表，展示所有已送交委任代表文書的業主單位資料；列表須於會議舉行前張貼在會議地點的顯眼處，直至會議結束為止。[1][4]

官方指南清楚說明：即使管委會主席已決定某些文書無效，秘書仍須就所有收到的文書發出收據，並在列表上展示有關單位資料；可在無效單位旁邊加上標記以資識別，並宜嘗試聯絡業主，讓其考慮親自出席。[1]

4. 什麼才算有效文書？

按指南整理，有效委任代表文書須同時符合：

• 符合附表1A表格2的格式；
• 由業主簽署；如業主是法人團體（公司、社團等），則須蓋上其印章或圖章，並由獲該法人團體就有關業主大會而授權的人簽署；及
• 在會議舉行至少48小時前送交管委會秘書。[1]

管委會主席（或主席缺席時主持會議的人）須按條例要求決定收到的文書是否有效。[1]

5. 保存期：文書12個月

管委會須保留所有送交秘書的委任代表文書，保存期為法團業主大會結束後的12個月，不論該份文書其後是否被裁定有效。[1][5]

法人團體業主：委任代表 vs 授權自然人

除委任代表外，法例亦容許法人團體業主藉指明格式的書面授權通知，授權一名自然人代表其在會議行事；該自然人在會議上的投票，會被視為法人團體業主親自投票。[1]

授權通知同樣須：

• 符合指明格式（可從大廈管理網頁下載）；
• 在會議舉行時間至少48小時前送交管委會秘書；
• 由秘書發出收據，並編製及展示相關單位列表。[1]

兩者不可同時使用於同一會議。 法人團體業主如已授權自然人代表其在會議行事，則不得再就同一會議委任代表；如先委任代表、其後就同一會議授權自然人，則該份委任代表文書即視為撤銷。[1]

保存期亦不同：授權通知的保存期為該次大會結束後的3年（不論是否有效）。[1][5]

這項分別在「大型維修工程採購」等設有親身投票門檻的議程尤其重要：法人團體透過授權自然人投票，可計入親身投票；若只透過委任代表投票，則不會被計入親身投票。[1] 詳細門檻見：大型維修工程採購：2024年修訂後的程序、招標與親身投票重點。

延會：原來的委任代表通常仍然有效

如法團業主大會延期舉行，會議通知、主持、法定人數、委任代表及投票等規定同樣適用於延會。業主就原來會議作出的有效委任代表文書或授權通知，一般就延會同樣有效，除非：

• 業主在文書或授權通知上已刪去「及任何延會」等字眼；
• 文書或授權通知已予撤銷（例如業主親自出席延會，或在延會前通知管委會要求撤銷）；或
• 文書或授權通知被新的委任代表文書或新的授權通知取代。[1]

延會是原來會議的延續，業主只可就原來會議尚未完成的議程通過決議；若要通過未載列於原來會議通知的決議，應另召開新的法團業主大會。[1]

與投票、法定人數的關係（勿混淆）

概念	一般處理（仍須核對公契／當日裁決）
法定人數	以業主人數計算；獲委任的代表就會議而言被視為該業主出席。[1][3]
一般決議票數	除公契另有規定外，通常按業權份數一票；可由親自或委任代表投下。[1]
大型維修工程採購	除過半數外，另須符合親身投票門檻（至少5%業主或100名業主，以較少者為準）；委任代表票不能取代親身投票門檻。[1]
會議紀錄	涉及大型維修工程採購時，須分別載有「親自投票」及「由代表投票」的總票數，主持會議的人方可核證。[1]

共同擁有單位方面：如多於一名共同擁有人擬就該份數投票，通常只有在土地登記冊排名最先的共同擁有人所投的票（親自或由委任代表投下）方屬有效——細節以附表3及會議當日核對為準。[1]

官方《最佳做法》建議（非條例最低門檻）

民政事務總署《大廈管理的最佳做法》（2025年修訂本）及配套程序核對清單，就委任代表提出多項建議做法，例如：

• 建議盡早送交文書（例如會議舉行時間至少144小時／六天前），以便核實；
• 建議在會議舉行時間至少72小時前先展示單位列表，並在48小時截收後更新；列表可展示至會議後七天；
• 如同一業主就某次會議送交兩份或以上且日期不同的文書，日期最近者通常取代較早者；如無日期或日期相同但委任不同代表，主席應聯絡業主確認；在採取合理步驟後仍未能確定者，有關文書應被視作無效。[4][6]

這些是提升透明度與減少爭議的官方建議，不等於把「144小時／72小時」寫成新的法定時限。管委會可採納為內部程序，但會議通知與對外說明仍應清楚標示條例的48小時最低要求，並避免把最佳做法數字說成法例強制。

現有站內 FAQ 對「多份文書」的表述較簡略；如本稿通過，建議一併校對 FAQ 措辭，對齊《最佳做法》的「聯絡業主→仍不確定則無效」步驟，而不是簡化為一律「全部作廢」。相關 FAQ：業主大會的委任代表（Proxy）有什麼限制？。

一份可交給秘書／管委會的委任代表清單

開會通知階段

• 確認本次為法團業主大會（用表格2），而非成立法團的業主會議（表格1）。
• 夾附或備妥符合表格2的空白文書；宜附個人資料收集目的說明。
• 在通知或說明文件寫明：截收時間（會議前至少48小時）、送交地點／方法、聯絡人。
• 如議程涉及大型維修工程採購，另核對親身投票門檻與會議紀錄分項要求。

收件至截收

• 記錄每份文書的收件時間；逾48小時門檻者按無效處理（並保留紀錄）。
• 向每名送交文書的業主發出收據（不論最終是否有效）。
• 更新單位列表；會議前在會議地點顯眼處展示，直至會議結束。
• 主席按法定要件裁決有效性；對無效文書宜標記並盡量通知業主。

法人團體

• 分辨「委任代表文書」與「授權通知」；同一會議不可兩者並用。
• 授權通知另備收據與列表；保存期按3年處理。

會後

• 保存所有收到的委任代表文書至少12個月（授權通知至少3年）。
• 會議紀錄按需要分列親自／代表投票票數（尤其大型維修工程採購）。

相關 FAQ 與文章

• 業主大會的委任代表（Proxy）有什麼限制？
• 業主立案法團業主大會的法定人數如何計算？
• 法團的首次周年業主大會及其後周年業主大會最遲須分別於何時舉行？
• 大型維修工程採購的「親身投票門檻」是甚麼？
• 業主周年大會：通知期、議程、法定人數與召開責任
• 大型維修工程採購：2024年修訂後的程序、招標與親身投票重點

委任代表的核心，是在法定時限內完成「正確格式 → 準時送交 → 收據與列表 → 有效性裁決 → 法定保存」。把條例最低要求與《最佳做法》建議分開說明，可減少把「建議做法」誤當「法例強制」的爭議。

本文為一般資訊，資料截至 2026年9月10日，不構成法律、會議程序或投票意見。實際要求以現行《建築物管理條例》、公契、會議通知及個別大廈情況為準；如有疑問，應向民政事務總署大廈管理相關單位或適切專業人士查詢。

參考資料

[1] 民政事務總署：《建築物管理條例》（第344章）指南——第八章 法團業主大會：https://www.buildingmgt.gov.hk/file_manager/tc/documents/bmo_guide/ch8_tc.pdf [2] 民政事務總署：就法團會議委任代表的文書（附表1A表格2）：https://www.buildingmgt.gov.hk/file_manager/tc/documents/instrument_of_proxy_form2_tc.pdf [3] 電子版香港法例：第344章《建築物管理條例》：https://www.elegislation.gov.hk/hk/cap344!zh-Hant-HK [4] 民政事務總署：《建築物管理條例》（第344章）《大廈管理程序核對清單》（2025）：https://www.buildingmgt.gov.hk/file_manager/tc/documents/bmo2024/Checklist%20on%20Procedural%20Propriety%20on%20Building%20Management.pdf [5] 電子版香港法例：第344章第36A條（相關文件的保存）：https://www.elegislation.gov.hk/hk/cap344!zh-Hant-HK [6] 民政事務總署：《大廈管理的最佳做法》修訂本（2025年3月）相關說明頁：https://www.buildingmgt.gov.hk/tc/Reference_Materials/html.html