大廈工程招標前：業主資料披露與會議準備實務

工程招標的爭議，往往不是在投票一刻才出現，而是在工程範圍未講清楚、評標方法未訂好、利益關係未披露或業主未取得足夠資料時已經埋下。對法團而言，招標前的資料披露和會議準備不是「公關工作」，而是讓業主理解採購範圍、監察程序及作出知情決定的基礎。

民政及青年事務局局長根據《建築物管理條例》（第344章）第44(1)(a)條發出的《供應品、貨品及服務採購工作守則》訂明：「所有業主立案法團(法團)及管理委員會(管委會)均須遵從《工作守則》。」[1]

本文集中說明工程招標前及業主會議前的準備。個別大廈仍須一併核對公契、政府修葺令、工程顧問意見、適用採購類別及最新法例；如工程屬大型維修工程採購，還須遵守其額外的會議、親身投票、利益申報與紀錄要求。[2]

先把工程資料變成業主看得懂的文件

業主未必具備工程專業知識，但至少應能從會前資料得知：為何要做工程、工程是否因法定命令而起、預算和資金來源、投標／評標方法、決議將會決定甚麼，以及由誰負責跟進。把資料只留在顧問、管委會或管理處手上，容易令業主到開會時才首次接觸關鍵內容，亦不利於日後回應質詢。

尤其是牽涉政府修葺令的強制性工程，工作守則第3.4段明確要求在兩個階段提供資料：

「在草擬招標書之前」及「在有關決議進行投票前」向業主提供政府修葺令資料，以助業主在掌握充分資料的情況下明白及決定採購所涉及的範圍。[3]

會前資料	業主需要理解的問題	建議保留的紀錄
工程背景與範圍	缺陷在哪裡？工程是修理、保養、改善，還是政府命令指定項目？	顧問報告、相片、工程清單、政府命令副本（如有）。
預算與資金	預算如何估算？由常用基金、特別基金或特別徵費支付？	成本估算、資金安排、財務影響說明。
採購與評標方法	何時截標？評估價格以外會否考慮經驗、工期及方案？	招標時間表、評標準則、利益申報安排。
會議決議	業主將投票選擇甚麼？是否有多個方案或後續授權？	清楚的議程、決議文字、背景資料及問答紀錄。

評標準則要在收標前訂定，而非開標後才改寫

廉政公署指出，法團須於收取標書前擬定評核標書的標準。如要考慮投標者的樓宇維修經驗或選標表現等價格以外的因素，應把因素納入評核標準及計分，並選擇獲最高評審分數且能勝任工作的投標者。[4]

廉政公署的原文說明：「如果法團需要考慮其他因素，例如投標者在樓宇維修的經驗及其在選標過程中的表現，應將此等因素歸納於評核標準及計分內。」[4]

這並不代表每次招標必須採用同一份評分表，而是要求標準在收到標書前已確定，並能合理對應工程性質。比如外牆工程可考慮相關經驗、法定註冊／資格、施工安全、工期安排、保養方案及標價；但每項標準應有清楚定義及比重，避免在知道投標者身分或價格後才增減條件。

招標要公開、公平，亦不能藉分拆合約規避程序

工作守則第2.1段訂明：

「管委會和負責人須以公開和公平的方式進行招標工作。」[5]

在切實可行的情況下，管委會和負責人應考慮採取公開招標或以本地報章、網站等其他公開方式宣傳，以增加競爭性和減低圍標風險。[3] 但對第1類／第2類大額採購或大型維修工程採購，仍須按適用要求向指定數目的潛在供應商發出招標承投：採購價值超過10,000元而不超過200,000元時，最少三名；超過200,000元時，最少五名。[3]

工作守則亦禁止把本應價值較高的採購合約純粹為避免遵從條例的採購規定而分拆為另一份合約。[3] 如工程確有不同急切性、技術範圍或獨立原因，應把工程劃分的理由、估算和決定記入文件，而非只以個別採購額作唯一考慮。

投標箱、開標見證與文件留痕

招標流程需要讓各方日後可核對何時收標、誰在場、標書有否在截標後被改動或選擇性開啟。實體收標時，工作守則建議使用標有「投標箱」字樣、雙重上鎖並置於大廈顯眼處的堅固箱子，兩條鎖匙宜分開保管。[6]

工作守則第4.3段訂明：「所有標書須在最少三名管委會或業主委員會(業委會)委員在場見證下同時開啟。上述人士須在每份標書上簽署和註明日期。」[6]

如實體投標箱不可行，可按守則接受人手遞交或郵遞至法團註冊辦事處或經決議決定的特定地點；關鍵是每份標書均要妥為認收和穩當保管。[6] 法團亦可在招標文件加入誠信及反圍標條款，並按工程性質考慮使用「招標妥」或採取同類防貪措施，例如電子招標平台及獨立見證開標。[7]

會議通知與利益披露：讓業主及早查閱，而非臨場處理

除了法定通知期外，民政事務總署《大廈管理的最佳做法》建議把會議通知盡早（例如法團會議至少21天前）在大廈顯眼處展示。[7] 如議程涉及重大採購及委任代表，通知宜清楚說明文書的送交時限、方法和地點；若設收集箱，亦應說明開箱時間和地點，讓業主可見證開箱及點算過程。[7]

利益衝突亦不應等到投票時才提出。工作守則要求管委會委員和負責人不可索取或接受供應商／承辦商所提供、與投標有關的利益，亦應避免令自己欠下有意投標者或投標者人情。[5] 如涉及大型維修工程採購，另有更具體的利益或關連申報與避席規定；會前應預留時間收集、展示及處理相關申報。[2]

開會前一星期的實務清單

時點	應核對的事項	用意
發出通知前	工程範圍、招標時間表、評標準則、政府命令和決議文字已完成內部核對。	避免開會前才更改核心條件。
發出通知時	向業主提供足夠的工程、預算與投票資料；說明文書遞交與查閱安排。	讓業主可在會前提問並作出知情決定。
截標前	投標箱／遞交地點、收標紀錄、開標日期和見證人安排已確定。	保持標書保管與開標程序可追溯。
開標及評標前	檢查評標標準沒有在收標後改動；收集相關利益／關連申報。	減少偏袒、圍標及利益衝突疑慮。
會議前	議程、決議、出席及委任代表處理安排、投票和紀錄方式均已核實。	讓會議可有秩序地處理採購決定。

透明的招標不是只向業主展示「最低標價」。它要求工程範圍、評標方法、利益關係、開標紀錄和決議依據都可被理解及追溯。

本文為一般資訊，不構成法律、工程、採購或反貪意見。法團在採購前應按工程性質、公契、政府命令及適用採購類別核對最新資料；如對招標、利益衝突或工程要求有疑問，宜取得合適專業意見或使用政府部門提供的支援服務。

參考資料

[1] 民政事務總署：《供應品、貨品及服務採購工作守則》1.0 引言：https://www.buildingmgt.gov.hk/tc/Daily_Operation_of_Building_Management/5_2_2_1.html
[2] 民政事務總署：《供應品、貨品及服務採購工作守則》5.0 考慮和決定是否採納標書：https://www.buildingmgt.gov.hk/tc/Daily_Operation_of_Building_Management/5_2_2_5.html
[3] 民政事務總署：《供應品、貨品及服務採購工作守則》3.0 擬備招標書：https://www.buildingmgt.gov.hk/tc/Daily_Operation_of_Building_Management/5_2_2_3.html
[4] 廉政公署：誠信優質樓宇管理常見問題：https://bm.icac.hk/faq.html
[5] 民政事務總署：《供應品、貨品及服務採購工作守則》2.0 行為守則：https://www.buildingmgt.gov.hk/tc/Daily_Operation_of_Building_Management/5_2_2_2.html
[6] 民政事務總署：《供應品、貨品及服務採購工作守則》4.0 收集和開啟標書：https://www.buildingmgt.gov.hk/tc/Daily_Operation_of_Building_Management/5_2_2_4.html
[7] 民政事務總署：《大廈管理的最佳做法》修訂本（2025年3月）：https://www.buildingmgt.gov.hk/tc/Reference_Materials/html.html